最近世の中では、「働き方改革」がブームです。多くの企業で、時間外労働の短縮や有給休暇の取得促進が求められているようです。みなさんの勤務先ではどうでしょうか？
「残業せず早く帰れと言われても、仕事が多すぎて終わらない！」
「仕事の量はこれまでと変わらないので、休みも取りにくい・・・」
そんなお悩みを持つ方も多いと思います。時間の制約が増える中で成果を上げるには、時間の上手な使い方を学んで仕事をスピードアップさせる必要があります。
今回は、仕事を効率化するテクニックをご紹介します。
１日の仕事の計画を立てる
仕事を効率的に終わらせるためには、まずゴールの設定をする必要があります。「今日はどこまで仕事を終わらせるのか」について決めておかないと、１日何をするのかはっきりしないまま時間ばかりが過ぎてしまいます。
出勤したら、まずはその日にやるべき仕事について計画を立てましょう。計画を立てる際は、仕事を細かいタスクに分けて考えると考えやすくなります。
例えば「書類の作成」という仕事であれば、「情報を集める」、「構成を考える」、「作成する」などのように分けてください。
タスクに分けたら、それぞれについて以下の点を決めましょう。
（１）タスクを完了させるまでの目標時間
（２）タスクの優先度
重要なのは（２）タスクの優先度です。優先度が決まれば、取り組むタスクの順番が決まります。また途中で飛び込みの仕事が入って予定が狂っても、計画の立て直しが簡単です。
初めのうちは計画を立てるまでに時間がかかりますが、すぐに慣れるでしょう。
午前中は頭を使う仕事、午後は単純作業に集中する
始業直後はやる気が出なくて、簡単な雑務から仕事を始めたりしていませんか？もしそうなら、非常にもったいないです！
午前中は脳に疲れやストレスが溜まっておらず、活発に動いてくれます。頭が冴えている間に、頭を使う複雑な仕事を終わらせるようにしましょう。
例えば企画書の作成、プレゼン資料の作成、取引先との交渉などがオススメです。
逆に午後になると、だんだん脳の働きがにぶってきます。午後は簡単なタスクや単純作業に使うことにしましょう。
もし疲れを感じるようであれば、いったん仕事の手を休めてリフレッシュすることも効果的です。飲み物を飲んだり、席を立って歩いたりするのがいいでしょう。
なんだかサボっているようで後ろめたい・・・と思う方もいるかもしれませんが、疲れたままでは仕事が遅くなるばかりなので、かえって非効率です。
このように、午前と午後とで時間の使い方を変えることで、より効率を高めることができるようになります。
ポモドーロ・テクニックを活用する
仕事をしていてもなかなか集中力が続かず、ついボーッとしてしまうことはありませんか？そんな時は、ポモドーロ・テクニックを試してみましょう。
ポモドーロ・テクニックとは、仕事や勉強などを25分続けたら5分休憩するというサイクルを、最大４サイクル続けるという時間管理術のことです。
このテクニックはイタリア出身のコンサルタントの方が考案したものですが、今や世界中のビジネスマンが活用しているそうです。
実践するときは時計やキッチンタイマーを見えるところに置いて、時間がわかるようにしてください。実際にやってみるとわかるのですが、25分という時間は思った以上に短いです。
タイムリミットがあることで、集中力を途切らせることなくタスクに取り組むことができます。４サイクル終わったら、少し長い時間をとって頭と手を休ませましょう。
きっと満足できる成果があげられるはずです。
まとめ
仕事を効率化するテクニックとして、３つご紹介しました。
１. 1日の仕事の計画を立てる
２. 午前中は頭を使う仕事、午後は単純作業に集中する
３. ポモドーロ・テクニックを活用する
いかがだったでしょうか？
普段たくさんの仕事に追われ、残業でカバーしている方も多いと思います。しかしそもそも、残業して仕事を終わらせようとするのはあまり効率的な方法とは言えません。
人間の集中力はそんなに長く続くものではなく、1日の労働時間が長くなるほど散漫になっていきます。また夜になれば疲れもたまって、仕事のスピードは格段に遅くなります。
そんな状態で無理にがんばっても、時間をかけたほどの成果を上げることは期待できないでしょう。仕事の効率を高めるには、日中の業務時間中に集中して仕事を終わらせるのが一番です。
ご紹介したテクニックを活用して時間を上手に使い、生産性を上げていきましょう！
